Reisekostenrecht Österreich: Dienstreise, Taggeld, Kilometergeld und mehr
Eine laufend aktualisierte Übersicht der wichtigsten Regelungen zu Dienstreisen, Taggeld, Kilometergeld und Fristen in Österreich – als Nachschlagewerk für Fachabteilungen, HR, Payroll und internationale Konzernzentralen.
Dienstreise und steuerliche Grundlagen
Dienstreisen sind in Österreich im Einkommensteuergesetz 1988 (EStG) geregelt. Wie in vielen europäischen Ländern gibt es gesetzlich festgelegte Verpflegungspauschalen sowie Sätze für Übernachtungen und Kilometergeld.
Begriff der Dienstreise (§ 26 Z 4 EStG)
Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers seinen Dienstort verlässt (1. Tatbestand) oder so weit von seinem ständigen Wohnort entfernt arbeitet, dass eine tägliche Rückkehr nicht zumutbar ist (2. Tatbestand). Als Dienstort gilt der regelmäßige Mittelpunkt des tatsächlichen dienstlichen Tätigwerdens.
Wählt jemand aus privaten Gründen einen Arbeitsplatz außerhalb der üblichen Entfernung zum Wohnort, begründet das keine Dienstreise.
Taggeld Österreich
Verpflegungspauschale & das Zwölftel-Prinzip
Für Inlandsreisen gilt aktuell eine gesetzliche Verpflegungspauschale (Taggeld) von bis zu 26,40 Euro pro Kalendertag (12/12, also 2,20 Euro je volle Reisestunde). Für jede volle Stunde der Reise wird ein Zwölftel des Tagessatzes angesetzt, maximal 12/12. Stand 2026, Änderungen vorbehalten.
Bei Reisen in mehrere Länder an einem Tag gilt das Land mit dem längsten Aufenthalt als Basis für den Pauschalbetrag: 6 Stunden Schweiz und 3 Stunden Deutschland ergeben 9/12 des Schweizer Tagessatzes.
Mahlzeiten bei Dienstreisen
Wird während der Dienstreise eine Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung gestellt – etwa im Hotel, bei einer Veranstaltung oder beim Kunden –, kürzt das in der Regel das steuerfreie Taggeld anteilig. In der Praxis wird meist mit einer Kürzung je Mahlzeit gerechnet; die genaue Auswirkung im Einzelfall sollte im digitalen Prozess sauber hinterlegt und im Zweifel steuerlich geprüft werden.
Nächtigungskosten
Pauschale versus tatsächliche Kosten
Ohne Belegnachweis kann pauschal 15,00 Euro pro Nächtigung steuerfrei ausbezahlt werden. Werden die tatsächlichen Kosten belegt, können auch höhere Übernachtungskosten geltend gemacht werden. Für den digitalen Prozess bedeutet das: Beleg vorhanden oder nicht entscheidet, welcher Betrag angesetzt werden darf.
Kilometergeld Österreich
Sätze nach Fahrzeugart
Amtliches Kilometergeld: 0,50 Euro pro Kilometer für Pkw, 0,15 Euro für Mitfahrer, 0,25 Euro für Motorräder und 0,38 Euro für Fahrräder (gedeckelt auf 1.500 km im Kalenderjahr). Stand 2026, Änderungen vorbehalten.
Entscheidend für den digitalen Prozess: Fahrzeugart, gefahrene Kilometer je Reise und die jährlichen Höchstgrenzen müssen erfasst und automatisiert geprüft werden.
Mittelpunkt der Tätigkeit
Wiederkehrende Reiseziele wirken sich auf die steuerfreie Behandlung des Taggelds aus – und müssen deshalb über das ganze Jahr je Mitarbeiter und Ort nachverfolgt werden.
Die 5-Tage-Frist
Bei Dienstreisen im Nahbereich mit zumutbarer täglicher Rückkehr können Tagesgelder nur bis zur Begründung eines neuen Mittelpunkts der Tätigkeit steuerfrei ausbezahlt werden – das kann bereits nach 5 zusammenhängenden Tagen innerhalb von 6 Monaten der Fall sein.
Die 15-Tage-Frist
Wird ein Arbeitnehmer an einem Einsatzort im Nahbereich wiederkehrend, aber nicht regelmäßig tätig, gilt eine Anfangsphase von 15 Tagen pro Kalenderjahr, für die Tagesgelder steuerfrei bleiben.
Die 6-Monats-Frist (183 Tage)
Ist die tägliche Rückkehr zum Wohnort nicht zumutbar (in der Regel ab 120 km Entfernung), wird der Einsatzort erst nach sechs Monaten bzw. 183 Tagen zum Mittelpunkt der Tätigkeit. Ab dem siebten Monat gezahlte Tages- und Nächtigungsgelder sind steuerpflichtig.
Auslandsdienstreisen
Grenzorte und Mehrländerreisen
Ausländische Orte, die nicht weiter als 15 Kilometer Luftlinie von der österreichischen Grenze entfernt liegen, gelten als Inlandsreise – ganz Liechtenstein zählt damit als Inland. Da die Luftlinie und nicht die Straße zählt, werden auch weiter entfernt liegende Orte unerwartet als Inlandsreise gewertet. Bei Reisen in mehrere Länder an einem Tag bestimmt der längste Aufenthalt den anzuwendenden Auslands-Tagessatz.
A1-Bescheinigung
Wann sie benötigt wird
Schon die eintägige Dienstreise nach Deutschland, Ungarn, Tschechien oder in einen anderen EU-/EWR-Staat bzw. in die Schweiz löst die Pflicht aus, eine A1-Bescheinigung mitzuführen. In der Praxis wird sie in vielen Unternehmen erst einzeln beantragt, wenn jemand daran denkt – ein häufiger Fund bei Kontrollen und Prüfungen. Für einen digitalen Prozess bedeutet das: grenzüberschreitende Reisen sollten den A1-Bedarf automatisch erkennen und den Antrag frühzeitig anstoßen.
Reisekostenabrechnung und Sozialversicherung
Sie folgt der Lohnsteuer
Nach § 49 Abs. 3 Z 1 ASVG sind Reisekostenersätze nur beitragsfrei, soweit sie nach § 26 EStG nicht lohnsteuerpflichtig sind. Ein steuerlicher Fehler schlägt damit automatisch auch auf die Sozialversicherungsbeiträge durch – das verdoppelt im Ergebnis jede Nachzahlung.
Reisekostenabrechnung und Vorsteuer
Fristen für die Erstattung ausländischer Vorsteuer
Die Erstattung ausländischer Vorsteuer ist an Fallfristen gebunden: 30. September für EU-Staaten, 30. Juni für Drittländer. Wer sie versäumt, verliert bares Geld – ohne dass es unmittelbar auffällt. Belege der Reisekostenabrechnung müssen dafür die erforderlichen umsatzsteuerlichen Angaben enthalten.
Anforderungen an digitale Reisekostenabrechnung
Was ein System dafür können muss
Ein digitaler Travel & Expense Prozess muss die vorstehenden Regeln automatisiert anwenden: Reisedauer und Zwölftel-Berechnung, Mahlzeitenkürzung, Kilometergeld nach Fahrzeugart, Mittelpunkt-der-Tätigkeit-Tracking über Kostenstellen hinweg, A1-Erkennung bei grenzüberschreitenden Reisen sowie eine revisionssichere, umsatzsteuerlich verwertbare Belegdokumentation. Ebenso wichtig: eine saubere Schnittstelle, über die die steuerfreien und steuerpflichtigen Anteile korrekt an Lohnverrechnung, ERP und Buchhaltung übergeben werden.
Rechtsstand August 2026. Sätze nach § 26 Z 4 EStG 1988 und der Reisegebührenvorschrift 1955 in der Fassung ab 1.7.2025. Diese Zusammenfassung wurde im August 2026 auf Aktualität geprüft; Sätze und Fristen werden regelmäßig angepasst – für die Anwendung im Einzelfall empfehlen wir einen Blick in die aktuelle Fassung des EStG bzw. eine Rücksprache mit uns.